Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) di satuan pendidikan secara umum menempuh 3 (tiga) tahapan utama, yaitu: persiapan pengadaan, penetapan penyedia, dan pelaksanaan kesepakatan pengadaan. Namun demikian, detail tahapan dan dokumen yang perlu disiapkan dapat disesuaikan dengan jumlah nilai transaksi yang dilakukan. Nilai transaksi dapat dibedakan dalam empat klaster, yaitu nominalnya di bawah Rp. 10 juta, Rp. 10 juta - Rp. 50 juta, Rp. 50 juta - Rp. 200 juta, dan di atas Rp. 200 juta.
A. Tahapan Transaksi PBJ
Setiap tahap dalam proses PBJ perlu dilakukan dengan sangat teliti, begitu pula dengan dokumen yang harus disiapkan. Pada tahap perencanaan, satuan pendidikan menyiapkan dokumen yang terkait dengan informasi jumlah barang/ jasa, spesifikasi/ ruang lingkup barang/ jasa, waktu dan lokasi serah terima, alokasi anggaran, dan persyaratan penyedia. Dokumen tersebut wajib tersedia untuk pengadaan yang bernilai di atas Rp. 10 juta.
Setelah persiapan selesai, langkah berikutnya masuk pada tahap penetapan penyedia. Ada dua kegiatan yang dilakukan oleh satuan pendidikan di tahap ini, yaitu memilih dan menetapkan calon penyedia, lalu membuat kesepakatan pengadaan. Saat memilih penyedia, satuan pendidikan perlu memerhatikan berapa nominal dari barang/ jasa yang akan dibeli. Ada ketentuan untuk melakukan perbandingan harga dan kualitas dari beberapa calon penyedia untuk setiap klaster nilai transaksi.
Penetapan penyedia dapat dilakukan melalui 2 (dua) cara, yaitu berdasarkan perbandingan harga dan kualitas barang/ jasa serta pembuatan kesepakatan pengadaan. Perbandingan harga dan kualitas barang/ jasa dilakukan oleh calon penyedia yang menawarkan harga berbeda untuk pembelian barang dengan jumlah satuan (eceran) dan borongan (grosir). Sedangkan pembuatan kesepakatan pengadaan dilakukan berdasarkan kesepakatan pelaksana dan penyedia yang dibuktikan dengan perjanjian dalam bentuk surat pemesanan dalam SIPLah atau bukti kesepakatan dalam luring.
Jika transaksi PBJ berada dalam kisaran nominal di bawah Rp. 10 juta hingga Rp. 50 juta, perbandingan ini tidak perlu dilakukan. Untuk transaksi dengan nominal Rp. 50 juta s.d. Rp. 200 juta, satuan pendidikan melaksanakan perbandingan setidaknya kepada dua calon penyedia. Dan untuk transaksi di atas Rp. 200 juta, maka satuan pendidikan harus melakukan perbandingan kepada sedikitnya 3 (tiga) calon penyedia. Dan apabila penyedia hanya ada 1 (satu), maka satuan pendidikan wajib melakukan negosiasi kepada calon penyedia tersebut, dan bukti negosiasi menjadi dokumen persyaratan.
Tahap ketiga, setelah penyedia terpilih dari beberapa calon yang diseleksi di tahap sebelumnya, dilakukan pelaksanaan kesepakatan pengadaan. Di tahap ini, penyedia akan mengirimkan pesanan barang/ jasa yang telah disepakati dengan pelaksana di satuan pendidikan. Barang yang dikirimkan oleh penyedia, akan diperiksa oleh pelaksana setibanya di satuan pendidikan. Barang yang sudah diterima dan diperiksa, apabila sudah memenuhi kesepakatan, maka dibuat berita acara serah terima (BAST) oleh pelaksana. BAST tersebut kemudian yang akan menjadi dokumen persyaratan bagi satuan pendidikan untuk melakukan pembayaran.
Dalam hal barang yang dikirimkan penyedia dan diterima pelaksana tidak sesuai dengan kesepakatan, maka setiap biaya yang timbul akan menjadi tanggung jawab penyedia, misalkan untuk retur atau biaya pengiriman kembali. Pengadaan barang dan jasa yang menggunakan SIPLah memungkinkan transaksi dihitung tidak hanya secara eceran, namun dapat dihitung secara borongan (grosir). Misal, satu barang yang dipesan dengan jumlah 10 buah dihargai dengan nominal Rp. 10.000, jika dipesan sebanyak 50 buah maka per satu buah akan dihargai Rp. 9.000, dan jika dipesan sebanyak 100 buah maka akan dihargai per buahnya Rp. 8.000. SIPLah menyediakan otomatisasi harga Borongan (grosir).
Sebelum melaksanakan PBJ, satuan pendidikan wajib memperhatikan petunjuk teknis (juknis) pelaksanaan pengadaan barang/ jasa. Di antara komponen yang perlu diperhatikan adalah harga transaksi yang merupakan akumulasi dari harga barang, ongkos kirim (ongkir), dan pajak, kemudian ketepatan pemilihan penyedia barang/ jasa; serta pembayaran yang dilakukan melalui mitra pasar daring.
Persiapan pengadaan dapat dilakukan secara daring maupun luring. PBJ wajib dilakukan melalui SIPLah namun hal tersebut dapat dikecualikan jika terdapat gangguan teknis penyelenggaraan SIPLah dan/ atau satuan pendidikan tidak memiliki koneksi internet untuk mengakses SIPLah.
B. Mekanisme Transaksi PBJ sesuai Nilai Transaksi
Pelaksanaan PBJ di satuan pendidikan untuk transaksi di bawah Rp. 10 juta:
- memilih dan menetapkan penyedia dan membuat kesepakatan pembelian,
- melakukan pemesanan dan konfirmasi transaksi,
- proses pengiriman,
- pemeriksaan dan pemesanan,
- serah terima pemesanan dengan pengisian BAST,
- pembayaran melalui marketplace untuk diteruskan ke penyedia.
Semua tahapan pengadaan yang dilakukan secara daring, bukti PBJ satuan pendidikan dapat dilaksanakan melalui SIPLah.
Marketplace adalah perantara antara penjual dan pembeli di dunia maya. Sementara untuk pelaksanaan PBJ bagi transaksi di atas Rp. 10 juta - Rp. 50 juta, tahapannya adalah sebagai berikut:
- menetapkan dokumen perencanaan PBJ,
- memilih dan menetapkan penyedia dan membuat kesepakatan pembelian,
- pemesanan dan konfirmasi transaksi,
- proses pengiriman,
- pemeriksaan pemesanan,
- serah terima pemesanan dengan pengisian BAST,
- untuk pengadaan secara daring melalui SIPLah, pembayaran melalui marketplace akan diteruskan ke penyedia.
Adapun untuk tahap 2 s.d 7 beserta bukti PBJ satuan pendidikan dapat dilaksanakan melalui SIPLah.
Berikutnya, pelaksanaan PBJ di satuan pendidikan dengan nilai transkasi Rp. 50 juta - Rp. 200 juta, yaitu:
- menetapkan dokumen perencanaan PBJ,
- melakukan perbandingan harga dan kualitas terhadap minimal dua calon penyedia. Dalam hal tidak terdapat perbandingan harga maka pelaksana wajib melakukan negosiasi pengadaan barang/ jasa dengan calon penyedia. Setelah itu, memilih dan menetapkan penyedia dan membuat kesepakatan pembelian.
- pemesanan dan konfirmasi transaksi,
- proses pengiriman,
- pemeriksaan dan pemesanan,
- serah terima pemesanan dengan pengisian BAST,
- untuk pengadaan secara daring melalui SIPLah pembayaran melalui marketplace akan diteruskan ke penyedia.
Adapun tahap 2 s.d 7 beserta bukti PBJ satuan pendidikan dapat dilaksanakan melalui SIPLah.
Kemudian, untuk pelaksanaan PBJ di satuan pendidikan dengan nilai transaksi lebih dari Rp. 200 juta, tahapannya adalah:
- menetapkan dokumen perencanaan PBJ,
- melakukan perbandingan harga dan kualitas terhadap minimal 3 (tiga) calon penyedia, namun dalam hal tidak terdapat perbandingan harga pelaksana wajib melakukan negosiasi pengadaan barang/jasa dengan calon penyedia. Setelah itu, memilih dan menetapkan penyedia dan membuat kesepakatan pembelian.
- pemesanan dan konfirmasi transaksi,
- proses pengiriman,
- pemeriksaan pemesanan,
- serah terima pesanan dengan pengisian BAST,
- pembayaran ke marketplace untuk pengadaan secara daring melalui SIPLah yang diteruskan ke penyedia.
Adapun tahap 2 s.d 7 beserta bukti PBJ satuan pendidikan dapat dilaksanakan melalui SIPLah.
Sumber: Majalah Jendela Edisi 57